翔泳社のイベントができるまで
企画期間
定められた予算に応じて、メディア営業課がイベントの開催時期や規模、タイムテーブル、協賛メニューなどの要件を固めます。要件を踏まえて、イベントの全体テーマをメディア編集部とメディア営業課が相談しながら策定。全体テーマが決まった後に、各セッションの登壇者と講演内容をメディア編集部が考案する流れです。並行してイベント課は、予算・規模・時期に応じた空き会場を見繕って押さえます。
▲イベントの企画立案を専門とするチームではなく、普段Webメディアで記事を制作している編集者がイベントの企画立案も担当します。読者のニーズや業界トレンドを捉えた企画に仕立てるためです。
▲メディア営業課が設計する協賛メニュー（イメージ）。イベント会場に自社のブースを設置できる「展示スポンサー」のほかに、講演枠を買って自社のサービスや取り組みをアピールできる「セッションスポンサー」もあります。
営業期間
メディア営業課がスポンサー候補の企業にアポを取り、オンライン打ち合わせでイベントの協賛メニューを案内します。相手のニーズに合わせたカスタマイズメニューを考案することも。メディア編集部は各セッションの登壇者をアサインして、タイムテーブルを埋める段階へ。イベント公式サイトのオープンに向けて、イベント課とシステム開発課が連携を取りながらサイトの制作を進めます。
▲メディア営業課はオンラインでスポンサー候補の企業のニーズをヒアリングしながら、協賛メニューを提案します。
集客期間
イベント公式サイトのオープンと同時に集客期間がスタートします。企画課がイベント告知用のバナーを制作し、外部の媒体（Facebook、Instagram、Googleなど）に広告を出稿。露出を高める狙いです。同時にメディア編集部も自社のメルマガや記事などを通じて読者にイベントを告知します。イベント課は運営をサポートする外部のパートナー企業と打ち合わせを重ねながら、会場の設備やスタッフの配置などを検討。運営事務局として、スポンサー企業との細かなやり取りにも対応します。
▲イベントを告知するメルマガ。Webメディアが有する数十万名規模の読者基盤に対してイベントを告知することができます。
▲イベントのタイムテーブル（一部）
本番
いよいよ迎えたイベント当日。イベント課は運営を統括する立場として、来場者動線を調整したり、各セッションの進行状況を把握したりと、事故が起こらないように目を光らせます。メディア営業課の役割はスポンサー企業の満足度向上です。スポンサー企業の講演や展示ブースの様子を見て回り、スポンサー企業の担当者と直接コミュニケーションをとります。メディア編集部は自身が企画したセッションのスピーカーを会場にアテンド。パネルディスカッションのモデレーターを務めることも。
▲受付の様子。講演を聴きに来た多くの来場者で朝から賑わっています。
▲来場者は様々なテーマ・ジャンルの講演を聴きながら、自身のビジネスや業務のヒントを持ち帰ります。
